Υπάρχουν μυστικά για συντομότερες και πιο παραγωγικές συσκέψεις;
Στο σημερινό ταχέως εξελισσόμενο εργασιακό περιβάλλον, ο χρόνος είναι πολύτιμο αγαθό. Οι συσκέψεις, είτε αυτοπροσώπως είτε εικονικά, μπορούν συχνά να καταναλώνουν σημαντικό μέρος του προγράμματος των εργαζομένων. Σύμφωνα με έρευνα που διεξήγαγε η Dialpad, μια εταιρεία επικοινωνιών που παρέχει έναν ενοποιημένο χώρο εργασίας για απομακρυσμένη εργασία, το 83% των εργαζόμενων ξοδεύουν 4 έως 12 ώρες την εβδομάδα σε συσκέψεις, ενώ τα διευθυντικά στελέχη συχνά αφιερώνουν πάνω από 20 ώρες.
Η εξάντληση που προκαλείται από αυτά τα μακροχρόνια meetings είναι απόλυτα δικαιολογημένη, ιδιαίτερα για τους εσωστρεφείς που βρίσκουν τις κοινωνικές συναναστροφές εξαντλητικές.
Διαβάστε ακόμα: Τι είναι το “θέατρο παραγωγικότητας”;
Φυσικά, η πλήρης αποφυγή των συσκέψεων μπορεί να είναι αδύνατη για τις περισσότερες εταιρείες. Υπάρχουν, όμως, στρατηγικές για να γίνουν συντομότερες και πιο αποτελεσματικές, ειδικά για εκείνους που τις οργανώνουν. Αντιμετωπίζοντας κοινά ζητήματα όπως η ασαφής agenda, η υπερβολική “ψιλοκουβέντα” και οι τεχνικές δυσκολίες, τα meetings μπορούν να γίνουν πολύ συντομότερα και πιο αποτελεσματικά.
Συντόμευση των εικονικών συσκέψεων
Κατά τον προγραμματισμό συναντήσεων, ο διοργανωτής της σύσκεψης έχει τη δυνατότητα να μειώσει την προεπιλεγμένη διάρκεια των virtual meetings, που συνήθως είναι 45-60 λεπτά. Εκτός αν η συνάντηση είναι κρίσιμης σημασίας ή περιλαμβάνει πολλαπλές ομάδες που παρέχουν ενημερώσεις, μπορεί σίγουρα να ολοκληρωθεί μέσα σε 30 λεπτά ή ακόμη και 15 λεπτά.
Αποφεύγοντας την υπερβολική δέσμευση χρόνου για συναντήσεις, δημιουργείται χώρος για άλλες σημαντικές εργασίες και ελαχιστοποιείται ο περιττός χρόνος διακοπής. Όλα αυτά οδηγούν σε μεγαλύτερη παραγωγικότητα και ευελιξία στο πρόγραμμα των εργαζόμενων.
Βελτίωση της αποτελεσματικότητας
Πριν από την αποστολή προσκλήσεων για συσκέψεις, ο διοργανωτής καλείται να αξιολογήσει προσεκτικά αν χρειάζεται να είναι παρόντες όλοι οι προσκεκλημένοι συμμετέχοντες. Εάν όχι, μπορεί απλά να παρέχει μια σύντομη ενημέρωση σε όσους δεν απαιτείται να παρευρεθούν. Η ύπαρξη υπερβολικά πολλών συμμετεχόντων οδηγεί συχνά σε μεγαλύτερες σε διάρκεια συνεδριάσεις και αυξημένη αναποτελεσματικότητα.
Ο εκάστοτε υπεύθυνος ενός meeting αναλαμβάνει την ευθύνη για την καθοδήγηση της συζήτησης και να διασφαλίσει ότι αυτή θα παραμείνει στην πορεία της και εντός του καθορισμένου χρονικού πλαισίου. Οι συσκέψεις χωρίς σαφή ηγεσία, συνήθως τείνουν να ελίσσονται και να υπερβαίνουν τον προβλεπόμενο χρόνο.
Διαχείριση τεχνικών εμποδίων και εξασφάλιση της συνέπειας της πλατφόρμας
Παρά την ευρεία υιοθέτηση πλατφορμών εικονικών συναντήσεων, τεχνικές προκλήσεις όπως προβλήματα ήχου ή βίντεο εξακολουθούν να ταλαιπωρούν πολλούς συμμετέχοντες. Για την αντιμετώπιση αυτού του ζητήματος, καλό είναι να παρέχεται στους συμμετέχοντες εκ των προτέρων ειδοποίηση ότι η αίθουσα εικονικής σύσκεψης θα ανοίξει 10 λεπτά νωρίτερα από την προγραμματισμένη ώρα έναρξης. Αυτός ο επιπλέον χρόνος θα επιτρέψει στους συμμετέχοντες να αντιμετωπίσουν τυχόν προβλήματα μικροφώνου ή κάμερας που μπορεί να αντιμετωπίσουν.
Η συνέπεια στην επιλογή των πλατφορμών εικονικών συσκέψεων είναι ζωτικής σημασίας. Η εναλλαγή μεταξύ πλατφορμών όπως το Zoom, το Microsoft Teams ή το Google Meet εισάγει πρόσθετες μεταβλητές που μπορεί να προκαλέσουν καθυστερήσεις και σύγχυση. Ο καθορισμός μίας ενιαίας πλατφόρμας θα ελαχιστοποιήσει τις πιθανές διαταραχές.
Ο χρόνος είναι χρήμα
Για όλους τους τύπους συσκέψεων, είναι απαραίτητο να υπάρχει σαφής ημερήσια διάταξη. Τα meetings χωρίς θέματα δράσης ή αίσθηση κατεύθυνσης τείνουν να είναι χρονοβόρα και μη παραγωγικά. Η παροχή μιας συνοπτικής και καλά δομημένης θεματολογίας δίνει τον τόνο για μια εστιασμένη και αποτελεσματική συζήτηση.
Όσον αφορά τη συζήτηση, καλό είναι να υπάρχει ένα όριο πέντε λεπτών (ή μικρότερο) για την ψιλοκουβέντα. Αν και κάποιες ευχάριστες κουβέντες είναι αποδεκτές αν η ομάδα έχει καιρό να συναντηθεί, δεν πρέπει να εκτροχιάσουν τη θεματολογία του meeting.
Διαβάστε ακόμα: Πώς το Shopify σταματά τα meetings και αυξάνει την παραγωγικότητα κατά 25%
Σε περίπτωση που έχουν εξεταστεί όλα τα θέματα, έχουν ανατεθεί σημεία δράσης και έχει απομείνει πλεονάζων χρόνος, είναι σκόπιμο να ολοκληρωθεί η συνεδρίαση αμέσως. Σεβόμενοι το χρόνο των συμμετεχόντων και δίνοντάς τους την ευκαιρία να ανακτήσουν τον έλεγχο του προγράμματός τους, οι εργοδότες κερδίζουν την εκτίμηση και το θαυμασμό των υπαλλήλων τους.
Εφαρμόζοντας αυτές τις στρατηγικές, οι διοργανωτές των meetings μπορούν να κάνουν μια σημαντική διαφορά στη διάρκεια και την παραγωγικότητά τους. Με συντομότερες, εστιασμένες συνεδριάσεις, οι συμμετέχοντες μπορούν να ανακτήσουν πολύτιμο χρόνο για να τον διαθέσουν σε άλλα κρίσιμα καθήκοντα, οδηγώντας τελικά σε αυξημένη αποδοτικότητα και βελτιωμένη ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής.
Με πληροφορίες από Wired
Photo: Unsplash
ή αποκτήστε ετήσια συνδρομή εδώ.
