Το 2022 θα είναι η χρονιά της ασύγχρονης επικοινωνίας στην εργασία

Το 2020, με την έναρξη της πανδημίας του Covid-19, η απόσταση έγινε βασική στρατηγική δημόσιας υγείας. Όλοι οι εργαζόμενοι, οι οποίοι είχαν δυνατότητα εργασίας εξ αποστάσεως στον τομέα τους ξεκίνησαν να εργάζονται από το σπίτι. Για την διευκόλυνση αυτής της κατάστασης αναπτύχθηκαν ψηφιακά εργαλεία όπως το Zoom, το Meet και το Teams και οι εταιρείες και τα σχολεία τις υιοθέτησαν αναγκαστικά.

Το 2021 ήταν εξίσου ταραχώδες λόγω της “Μεγάλης Παραίτησης”, κατά την οποία 4,5 εκατομμύρια άνθρωποι, κυρίως στις ΗΠΑ και το Ηνωμένο Βασίλειο, εγκατέλειψαν τις δουλειές τους με εξαιρετικά γρήγορους ρυθμούς. Ορισμένοι υποστηρίζουν ότι η συγκεκριμένη τάση αποτέλεσε απόρροια μίας γενικότερης οικονομικής και ψυχολογικής μετατόπισης, της οποία έναυσμα αποτέλεσε η πανδημία.

Διαβάστε επίσης: Ποια είναι η αλήθεια για τη μεγάλη παραίτηση;

Το 2022, λοιπόν, φαίνεται ότι θα είναι η χρονιά της ασύγχρονης επικοινωνίας. Ασύγχρονη επικοινωνία είναι οποιοσδήποτε τύπος επικοινωνίας όπου ένα άτομο παρέχει πληροφορίες και στη συνέχεια υπάρχει μια χρονική υστέρηση μέχρι οι παραλήπτες να λάβουν τις πληροφορίες και να δώσουν τις απαντήσεις τους.

Η ασύγχρονη επικοινωνία στην εργασία

Οι εταιρείες αποδέχονται την εργασία εξ αποστάσεως ακόμα και μετά την έξαρση της πανδημίας του Covid-19 και εγκαθιδρύουν διάφορες εκδοχές υβριδικών μοντέλων εργασίας. Αυτή η αλλαγή σηματοδοτεί την αρχή μιας νέας εποχής εργασίας στην οποία ο χρόνος κυλάει διαφορετικά για κάθε εργαζόμενο. Άνθρωποι από όλο τον κόσμο θα εργάζονται μαζί σε έργα σε διαφορετικές ζώνες ώρας και σε διαφορετικές κουλτούρες. Κάποιοι άνθρωποι θα ξεκινούν αργά τη μέρα τους στην Ασία και θα εργάζονται μέχρι το βράδυ, ενώ κάποιοι στις ΗΠΑ θα ξυπνούν τα χαράματα, ώστε να μπορούν να τελειώσουν νωρίς.

Διαβάστε επίσης: Μια ολοκληρωμένη εικόνα του εργασιακού τοπίου για το 2022

Η ασύγχρονη επικοινωνία μπορεί να αποδειχτεί μια από τις πιο αποτελεσματικές λύσεις για τη μεγιστοποίηση της παραγωγικότητας. Η ασύγχρονη επικοινωνία σέβεται τα όρια και τις προτιμήσεις των άλλων ανθρώπων, καθώς δίνει το περιθώριο να ασχοληθεί ο καθένας με το εκάστοτε ζήτημα την καλύτερη χρονική στιγμή για τον ίδιο. Λαμβάνοντας υπόψη τα παγκόσμια ζητήματα άγχους, τα διαφορετικά στυλ επικοινωνίας και τον χρόνο που απαιτείται για την κατάλληλη προετοιμασία, ο καθορισμός ενός συγκεκριμένου χρόνου στον οποίο όλοι πρέπει να συμμετάσχουν σε μια επικοινωνία δεν ακούγεται τόσο παραγωγικός.

Υπάρχουν πολλά λογισμικά ασύγχρονης ανταλλαγής βίντεο και μηνυμάτων για να υποστηρίζουν έναν καλύτερα οργανωμένο, εξορθολογισμένο τρόπο επικοινωνίας.  Στα εργαλεία ασύγχρονης επικοινωνίας ανήκουν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (email), οι λίστες ηλεκτρονικής αλληλογραφίας (mailing lists), οι χώροι συζητήσεων (forum) και οι ομάδες συζητήσεων (newsgroups).

Παρακάτω παραθέτονται ορισμένα μόνο παραδείγματα χρήσης της ασύγχρονης επικοινωνίας στον επαγγελματικό τομέα.

  1. Εκπαιδευτικές παρουσιάσεις

Για την κάλυψη ελλείψεων κατανόησης και γνώσης των εργαζομένων, μέσω της ασύγχρονης επικοινωνίας, δίνεται η ευκαιρία στον υπεύθυνο να παρέχει επεξηγήσεις και εκπαίδευση. Αυτές θα είναι μαγνητοσκοπημένες και δεν θα χάνονται μετά από μία συνάντηση.

Με αυτόν τον τρόπο το κάθε άτομο θα έχει πρόσβαση ανά πάσα στιγμή σε αυτές τις πληροφορίες, καθώς ακόμα και με την πλήρη προσοχή κάποιου κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης, δεν είναι πάντα η καλύτερη στιγμή για το άτομο να απορροφήσει τις πληροφορίες. Αντίθετα, η παρακολούθηση μιας επίδειξης όταν αυτός ή αυτή είναι πιο οξυδερκής έχει ως αποτέλεσμα μεγαλύτερο θετικό αντίκτυπο.

  1. Συνεντεύξεις

Μια άλλη εφαρμογή της ασύγχρονης επικοινωνίας είναι για την διεξαγωγή συνεντεύξεων για μια θέση εργασίας. Αυτή η επικοινωνία μπορεί να γίνει μέσω κειμένου ή μέσω βιντεοσκόπησης.

Διαβάστε επίσης: Έρχονται τα βιογραφικά με video;

Με αυτόν τον τρόπο μειώνεται το άγχος για τους υποψήφιους και δημιουργείται ένα ασφαλές περιβάλλον, σε αντίθεση με τις επιτόπιες συνεντεύξεις που θέτουν τον τύπο των ερωτήσεων στις οποίες δεν μπορεί ο υποψήφιος να απαντήσει ειλικρινά αμέσως. Αντίστοιχα, για τους υπεύθυνους εξοικονομεί αρκετό χρόνο και κόπο, καθώς μπορούν να διεξάγουν αρκετές συνεντεύξεις παράλληλα.

  1. Οργάνωση project

Παρόμοια με τις εκπαιδευτικές κλήσεις, οι ενημερώσεις για projects είναι συχνά δύσκολο να οργανωθούν, ειδικά όταν συμμετέχουν μεγάλες ομάδες και όταν πρέπει να συντονιστούν άτομα από διαφορετικές ομάδες και χρονικές ζώνες. Ένα βιντεοσκοπημένο, ηχογραφημένο ή γραπτό μήνυμα έναντι μιας συνάντησης ή ομαδικής κλήσης μπορεί να είναι πολύ πιο αποτελεσματικό.

Σε αυτά τα μηνύματα μπορεί να περιλαμβάνεται η παρουσίαση του project, οι συγκεκριμένες λεπτομέρειες που πρέπει να ληφθούν υπόψη, τα χρονοδιαγράμματα, οι πρώτες αναθέσεις και ένα γενικό περίγραμμα της ροής εργασιών. Πάνω σε αυτά τα μηνύματα μπορεί να υπάρξει περαιτέρω επικοινωνία για ό,τι είναι απαραίτητο, αλλά γενικά οι εργασίες μπορούν να ξεκινήσουν άμεσα και να μην υπάρξουν σημαντικές καθυστερήσεις.

Με τόσους πολλούς ανθρώπους να εργάζονται με τα δικά τους ωράρια, οι εταιρείες θα ωφεληθουν αν γίνουν πιο ευέλικτες. Οι επιχειρήσεις που αναγκάζουν το παγκόσμιο εργατικό δυναμικό τους να τηρεί ένα καθορισμένο χρονοδιάγραμμα ενδεχομένως θα απωθήσουν ορισμένους εργαζόμενους, ενώ εκείνες που αναγνωρίζουν την πραγματικότητα της κατάστασης θα αγκαλιάσουν την προφανή λύση: την ασύγχρονη εργασία.