Οι δεξιότητες της γραπτής επικοινωνίας αποκτούν μεγάλη σημασία κατά την διάρκεια της τηλεργασίας

Καθώς πλησιάζουμε στο 2021, η εργασία φαίνεται εντελώς διαφορετική σε σχέση με τις συνθήκες που επικρατούσαν πριν από ένα χρόνο.

Οι περισσότερες εταιρείες έχουν υιοθετήσει την τηλεργασία ως προσωρινό μέτρο ενώ οι τεχνολογικοί γίγαντες όπως το Twitter και το Dropbox έχουν ήδη δηλώσει ότι οι υπάλληλοί τους μπορεί να συνεχίσουν να εργάζονται εξ αποστάσεων επ΄ αόριστο. 

Η επιτυχία στην εργασία από το σπίτι εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την αποδοτική επικοινωνία, αλλά ενέχει αρκετές προκλήσεις.

Οι περισσότεροι από τους εργαζόμενους αισθάνονται ήδη κόπωση και σχεδόν το ένα τρίτο του αμερικανικού εργατικού δυναμικού αγωνίζεται να επικοινωνήσει αποδοτικά υπό τις συνθήκες του εγκλεισμού. 

Η σαφής και ευκρινής γραπτή επικοινωνία θα μπορούσε να είναι το αντίδοτο.Το γράψιμο, μπορεί να θεωρείται από καιρό μια όχι και τόσο απαιτητική δεξιότητα για όλους  τους εργαζόμενους αλλά φαίνεται ότι είναι ζωτικής σημασίας όταν οι εργαζόμενοι δεν μπορούν να μιλήσουν για ένα πρόβλημα αυτοπροσώπως ή να δείξουν σε ένα νέο μέλος της ομάδας τον τρόπο διεξαγωγής μίας εργασίας.

Η καλή γραφή οδηγεί στην καλά εδραιωμένη επικοινωνία που περιλαμβάνει την απαραίτητη θεσμική γνώση. Έτσι,  η αποτελεσματική γραφή μπορεί να κρατήσει τις ομάδες αφοσιωμένες και παραγωγικές κατά την διάρκεια του αποκλεισμού, βοηθώντας τους να κινηθούν γρηγορότερα και να επικοινωνήσουν με μεγαλύτερη σαφήνεια.

Με σκοπό την αποτελεσματική ένταξη της γραπτής επικοινωνίας στο DNA των ομάδων τους, οι υπεύθυνοι πρέπει να δώσουν προτεραιότητα και να καλλιεργήσουν αυτή την ικανότητα. 

Παρακάτω δίνονται μερικοί τρόποι για να καταστεί αυτό δυνατό:

Προσδιορισμός και εξέλιξη των πόρων γραπτής επικοινωνίας σε μία ομάδα εργασίας

Η γραφή λειτουργεί σε γενικές γραμμές σαν ένας μυς που χρειάζεται άσκηση για να γίνει ισχυρότερος. ‘Έτσι, η δημιουργία πολύτιμων πόρων γραφής και επικοινωνίας είναι ο καλύτερος δρόμος για την εξάσκηση των υπαλλήλων στον τομέα αυτό. 

Οι υπεύθυνοι πρέπει να ξεκινήσουν εντοπίζοντας τους πιο πολύτιμους πόρους γραπτής επικοινωνίας που διαθέτουν ήδη οι ομάδες τους. Για τις ομάδες, αυτά περιλαμβάνουν αναλύσεις βασικών αιτιών (οι οποίες προσδιορίζουν τι προκάλεσε ένα πρόβλημα) ή σημειώσεις έκδοσης προϊόντων (οι οποίες ενημερώνουν τους πελάτες όταν γίνονται αλλαγές σε ένα προϊόν).

Με αυτά το εφαλτήρια μπορούν να καθοδηγήσουν τις ομάδες, να χρησιμοποιήσουν, να επεκτείνουν και να δημιουργήσουν περισσότερα γύρω από την γραπτή επικοινωνία.

Άλλωστε, κάτι τέτοιο θα έδινε στους υπαλλήλους την ευκαιρία να εξασκήσουν τη γραφή και θα δημιουργούσε επίσης γνωσιακά κεφάλαια που είναι προσβάσιμα από όλους, ανεξάρτητα από το πού ή πότε εργάζονται.

Επί παραδείγματι, ένας διαχειριστής μπορεί να περάσει 10 λεπτά διαβάζοντας μια ανάλυση αιτιών για να αποφύγει την επανάληψη λαθών που οδήγησαν στην πτώση των προηγούμενων προϊόντων, πριν από το λανσάρισμα ενός καινούριου προϊόντος,.

Επιπλέον, αυτές οι επεξηγηματικές δεξιότητες γραφής, οι οποίες είναι απαραίτητες ειδικά για την ασύγχρονη εργασία, θα μετατραπούν σύντομα σε καλύτερες κατευθύνσεις και πιο αποτελεσματική ανατροφοδότηση σχετικά με συγκεκριμένα καθήκοντα.

Μάλιστα, οι υπάλληλοι που είναι πρόθυμοι να ακονίσουν τις δεξιότητες γραφής τους μπορούν επίσης να δοκιμάσουν να εγγραφούν σε αντίστοιχα σεμινάρια γραφής στο Coursera, στο Udacity ή ακόμη και να αξιοποιήσουν Grammarly για συγκεκριμένα σχόλια γραφής.

Διαχείριση των προσλήψεων από απόσταση μέσω της γραπτής επικοινωνίας 

Πολλές εταιρείες προσλαμβάνουν τώρα εργαζόμενους σε άλλα μέρη της χώρας, ή ακόμα και στον κόσμο, που λειτουργούν σε διαφορετικές ζώνες ώρας και χωρίς σημαντικό πλαίσιο επιτήρησης.

Αυτού του είδους οι εργαζόμενοι δεν έχουν συναντήσει ποτέ τους συναδέλφους τους αυτοπροσώπως και συχνά εργάζονται σε διαφορετικά χρονοδιαγράμματα που δεν επιτρέπουν μεγάλη one-on-one αλληλεπίδραση.

Μπορεί να ακούγεται αντιφατικό, αλλά η μικροδιαχείριση αυτών των εργαζομένων βραχυπρόθεσμα είναι το κλειδί για την επιτυχία σε μακροπρόθεσμη βάση.

Έτσι, η κοινή χρήση άφθονων πληροφοριών είναι η ιδανική πρόταση αντικατάστασης των πολύωρων συνομιλιών και τηλεδιασκέψεων.

Ως αποτέλεσμα, οι γραπτοί πόροι αποτελούν ένα κρίσιμο μέρος αυτής της πρότασης: ένας χάρτης πορείας τον οποίο ένας νέος υπάλληλος μπορεί να αναφέρει οποιαδήποτε στιγμή και να αφομοιώσει με οποιονδήποτε ρυθμό.

Κατά τη διάρκεια κάθε νέας εργασίας, ο διευθυντής θα πρέπει να δημιουργήσει ένα προσαρμοσμένο έγγραφο που να περιγράφει όχι μόνο τις προϋποθέσεις που πρέπει να πληρούν (και γιατί) αλλά και τις βέλτιστες πρακτικές της ομάδας τους, λεπτομέρειες σχετικά με το πώς καταγράφονται οι σημειώσεις κατά τη διάρκεια συναντήσεων, καθώς και πρότυπα για κάθε λανσάρισμα προϊόντος.

Σε μία, μάλιστα, ιδανική περίπτωση, ένας υπεύθυνος θα μπορούσε να απαντήσει στην συνθήκη κάθε νέας μίσθωσης με έναν σύνδεσμο που να περιλαμβάνει κατά περίπτωση όλες τις παραπάνω πληροφορίες. 

Οι τηλεδιασκέψεις γίνονται γραπτά κείμενα

Το 2020 ήταν σαφώς η χρονιά της βιντεοκλήσης. Φυσικά, η πρόταση του να αναδημιουργηθούν πάνω σε νέες βάσεις οι προσωπικές αλληλεπιδράσεις βρίθει καλών προθέσεων, αλλά το αποτέλεσμα ήταν αναπόφευκτα η περαιτέρω ένταση της πνευματικής κούρασης.

Έτσι, οι ομάδες μπορούν να εκφορτώσουν αυτό το βάρος μετατρέποντας ορισμένες βιντεοκλήσεις σε γραπτή επικοινωνία.

Μία από τις στρατηγικές του Amazon,για παράδειγμα, που υιοθετήθηκε πολύ πριν από την πανδημία, προσφέρει το εξής σχέδιο: αντί της ανάπτυξης μίας παρουσίασης, το Amazon διαθέτει ομάδες που συνθέτουν υπομνήματα έξι σελίδων για κάθε έργο, γεγονός που τους αναγκάζει να δημιουργήσουν σαφή και συγκεκριμένα επιχειρήματα.

Προφανώς, δεν χρειάζεται να υιοθετήσουν όλοι την προσέγγιση του Amazon, αλλά η αντικατάσταση της ομιλίας με την γραφή μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και να ενισχύσει την ψυχική υγεία.

Επιπλέον, ένα από τα σημαντικότερα πλεονεκτήματα αυτής της επικοινωνίας είναι ότι είναι εύκολα προσπελάσιμη ανά πάσα ώρα και στιγμή και διευκολύνει έτσι την εργασία από απόσταση.

Οι ομάδες μπορούν να επωφεληθούν από αυτή την προσέγγιση, καθώς προσφέρει σε όλους την ευκαιρία να εξασκήσουν τη γραφή και δημιουργεί τεκμηριωμένες αναφορές. Προωθεί, επίσης ,την συμμετοχικότητα δίνοντας στους πιο εσωστρεφείς την ευκαιρία να εκφράσουν τις σκέψεις τους γραπτώς, ένα μέσο όπου συχνά εκφράζονται πιο άνετα.

Μπορεί πια να ακούγεται τετριμμένο αλλά είναι μία αλήθεια που πρέπει να αντιμετωπίσουμε: η εργασία εξ αποστάσεως θα είναι το μέλλον για τις περισσότερες εταιρείες τεχνολογίας και όχι μόνο.

Έτσι, η καλλιέργεια της γραπτής επικοινωνίας θα κάνει τους εργαζόμενους πιο παραγωγικούς και εστιασμένους στην βελτίωση της επικοινωνίας, την καθιέρωση θεσμικής γνώσης και την αποκρυστάλλωση της στρατηγικής σκέψης.

Εν κατακλείδι, η γραπτή επικοινωνία και δεξιότητα είναι η πιο σημαντική νέα δεξιότητα για τους εργαζόμενους στον τομέα της τεχνολογίας, ανεξάρτητα από το ρόλο που κατέχει κανείς!

ΑΦΗΣΤΕ ΜΙΑ ΑΠΑΝΤΗΣΗ

Please enter your comment!
Please enter your name here